Советы

Деловой ужин в ресторане: чек-лист бронирования для компании из Внукова

Чек-лист бронирования делового ужина в ресторане для того, кому руководитель поручил «организовать ужин с партнёрами в четверг». Шаги расписаны по срокам: что сделать за три недели, что за неделю, что в день ужина — на примере компании, которая работает во Внукове и едет за город.

Забронировать зал

Чек-лист бронирования одной таблицей

Распечатайте или сохраните в заметках — по ней удобно отчитываться руководителю.

За две-три недели: дата, состав и пространство

• Уточните у руководителя цель ужина: переговоры, благодарность клиенту, знакомство. От этого зависит, нужен ли отдельный тихий стол.
• Определите состав с вашей стороны. Частая ошибка — позвать всех, кто работал над проектом, и получить вместо ужина корпоратив.
• Позвоните менеджеру и назовите дату и примерное число гостей. Для деловой встречи ресторан сам предлагает Английский зал в британском стиле, до 80 персон. Для 4–10 человек спросите про маленький домик с балконом — там нет соседних компаний.
• Спросите, будут ли в этот вечер другие мероприятия рядом с вашим столом.

Что ещё бывает нужно для деловых встреч, собрано в разделе деловые мероприятия.

За неделю: меню и рассадка по статусу

Меню

Утвердите меню заранее, чтобы за столом никто не листал карту. Кухня ресторана — азербайджанская, грузинская и европейская. Для делового формата практичнее блюда, которые едят приборами: судак, сибас, рулетики из баклажанов. Соберите у гостей ограничения в еде и передайте менеджеру — по правилам ресторана при диете предлагают варианты из меню. Свои напитки привезти нельзя, алкоголь только из ресторана: заложите это в бюджет. Подробнее о составе — в разделе банкетное меню.

Рассадка

1. Составьте список: имя, компания, должность, кто кого знает.
2. Первые лица сторон — в центре стола друг напротив друга.
3. Рядом с первыми лицами — их заместители или те, кто ведёт проект.
4. Младшие сотрудники — ближе к краям, но не все с одной стороны.
5. Сделайте карточки с именами и отправьте менеджеру схему: на ней видно, где будет каждая карточка.

За два-три дня: подтверждение и счёт для компании

Самый недооценённый шаг. Позвоните менеджеру, назовите окончательное число гостей и попросите прислать подтверждение письмом или в мессенджере: дата, время, пространство, меню, число гостей.

• Если ужин оплачивает компания, спросите, можно ли выставить счёт на юрлицо и какие закрывающие документы выдаёт ресторан. На сайте этого нет — ответ нужен до ужина, а не после.
• Уточните, кому из ваших сотрудников приносить счёт в конце вечера.
• Проверьте, что в подтверждении указано время окончания. Ресторан работает до 24:00.

Если состав меняется в последний момент

С партнёрской стороны часто добавляется «ещё один коллега» или, наоборот, отпадает заместитель. Сообщайте менеджеру сразу, а не утром в день ужина, и тут же переделывайте схему рассадки: лишний стул в торце или пустое место напротив первого лица выглядят хуже, чем перенос пары карточек. Новую схему отправьте в ту же переписку, где лежит подтверждение.

Дорога из Внукова: когда выезжать

Из Внукова до «Новорижской заставы» около 41 км, без пробок примерно 36 минут (по данным маршрутизатора). В будний вечер легко получится час и больше. Ориентир для выезда:

Отправьте гостям адрес для навигатора: КП Ёлочка, Счастливая улица, 90. Парковка бесплатная, на 600 машин. На обратную дорогу во Внуково после ужина с вином закажите такси заранее.

В день ужина и после него

• Приезжайте за 30–40 минут до гостей: проверьте стол, карточки, свет, место для верхней одежды и папок.
• Познакомьтесь с официантом и скажите, кто хозяин вечера. Попросите подавать горячее по его знаку.
• Встречайте гостей у входа: территория комплекса — три гектара, первому визиту проводник не помешает.
• Держите под рукой распечатки: проектора и экрана на сайте ресторана нет.
• На следующий день заберите документы для бухгалтерии и отправьте гостям короткое письмо благодарности.

Если по итогам переговоров компания решит отметить успех всем коллективом, пригодится раздел корпоративы.

Кто за что отвечает

Если ужин готовят двое, распределите роли заранее: один встречает гостей на парковке и провожает к столу, второй остаётся в зале и решает вопросы с официантом. Руководитель в этот вечер не должен ни о чём договариваться с рестораном сам — его задача только гости.