Советы

Ресторан для свадьбы и юбилея: календарь подготовки для заказчика из Внукова

Когда ресторан для свадьбы и юбилея выбран, начинается самое утомительное — сотня мелких дел, разбросанных по месяцам. Собрали их в календарь: что сделать заранее, что за месяц, что за неделю и что держать под рукой в сам день, если праздник готовят во Внукове, а отмечают на Новой Риге.

Забронировать зал

Подготовка свадьбы и юбилея в ресторане: весь план на одной странице

Сроки ориентировочные: для свадьбы в летнюю субботу всё сдвигайте раньше, для юбилея на тридцать человек в домике можно уложиться в полтора-два месяца.

Перенесите таблицу в общий документ или заметку, к которой есть доступ у второго ответственного. Отмечайте выполненное и дописывайте дату рядом: через два месяца вы не вспомните, когда отправили менеджеру список гостей и какую версию он получил.

Заранее: дата, пространство, формат и подрядчики

На этом этапе принимаются решения, которые потом не поменяешь. Поэтому не торопитесь, но и не откладывайте: удобные даты в тёплый сезон, как правило, разбирают первыми.

• Назовите администратору две-три даты, а не одну, — так больше шансов на нужный зал.
• Для свадьбы летом решите, нужна ли выездная церемония у шатра на 150 гостей. Это меняет весь план дня.
• Для юбилея определитесь, нужен ли зал (Английский и Зеркальный до 80 человек, Каминный до 100) или хватит большого домика до 30.
• Решите, кто ведёт подготовку от семьи. Два ответственных лучше, чем один, но не пять.

Про подбор пространства по числу гостей — в разделе банкетные залы.

Через месяц-два после брони

Когда дата закреплена, займитесь тем, что требует выбора и встреч. Ресторан может предложить одну из готовых концепций оформления или сделать дизайн под вашу тему. Фото- и видеосъёмку подбирают среди фотографов и агентств, с которыми работает площадка, — попросите показать их съёмки. С ведущим помогут определиться и вместе обсудят программу. Чем раньше эти люди появятся в календаре, тем больше у вас выбор.

За месяц до праздника: меню, программа, гости

• Утвердите меню. На столе будут блюда трёх кухонь — азербайджанской, грузинской, европейской; отметьте, что подавать на мангале, а что — горячим из кухни.
• Сообщите о гостях на диете: ресторан подберёт для них варианты из меню.
• Спросите менеджера, что предложат детям, — отдельного детского меню на сайте нет.
• Согласуйте тайминг с ведущим и менеджером: когда горячее, когда танцы, когда финал.
• Разошлите приглашения с просьбой подтвердить участие к конкретной дате.

Подробно о составе банкета — на странице банкетное меню.

За неделю: финальные цифры

Последняя неделя — время точных чисел. Обзвоните тех, кто не ответил на приглашение: «наверное, приду» превращается в лишнюю порцию или в пустой стул.

• Передайте менеджеру окончательное число взрослых и детей.
• Отправьте рассадку по именам и попросите распечатать или подготовить карточки, если договаривались.
• Напомните гостям адрес, время сбора и телефон встречающего.
• Договоритесь, кто увозит после праздника подарки и цветы — в полночь об этом никто не думает.

У свадьбы и юбилея последняя неделя выглядит по-разному. Молодым важно ещё раз пройти тайминг с ведущим и фотографом, особенно моменты, привязанные к минутам: церемонию и первый танец. Детям юбиляра — убедиться, что все, кто хочет сказать тост, есть в списке выступающих, и что старшие гости знают, кто их привезёт и отвезёт.

Практические советы по дороге из Внукова

Из Внукова до «Новорижской заставы» около 41 км, без пробок примерно 36 минут (по данным маршрутизатора). Эти 36 минут — идеальный сценарий, а праздник обычно приходится на выходной вечер.

• Молодым или юбиляру выезжать за полтора часа до сбора гостей: нужно встретить фотографа и проверить зал.
• Гостям — за час, с запасом на пробки и поиск места на парковке.
• Стоянка у ресторана бесплатная, поэтому за машины платить не придётся.
• Тем, кто будет пить, заранее найти попутчика за рулём или заказать такси обратно.

Удобно отправить гостям короткую памятку: адрес для навигатора, время сбора, телефон встречающего и совет одеться по погоде, если часть праздника пройдёт на улице.

В день праздника: что держать под рукой

• Телефоны менеджера, ведущего, фотографа и второго ответственного от семьи — в избранном.
• Распечатанный список гостей с рассадкой: на случай, если телефон сядет.
• План на случай дождя, если часть программы под открытым небом.
• Время финала: комплекс работает до 24:00, проводы лучше начать не позже половины двенадцатого.
• Человек, который в конце вечера проверит, не забыли ли гости вещи.

Общие ответы о правилах и работе ресторана — в разделе частые вопросы.