Корпоративы

Новогодний корпоратив на Новорижском шоссе: когда бронировать зал и составить смету

Когда бронировать зал под новогодний корпоратив в Подмосковье, зависит от бюджета: пока руководство не увидело смету, бронь висит в воздухе. Показываем, как собрать смету по статьям и где на Новорижском шоссе найти место без переплат.

Забронировать зал

Почему бронь зависит от сметы

Типичная история: HR находит красивый зал, ставит дату, а через неделю директор говорит, что бюджет вдвое меньше. Бронь приходится менять, а любимые даты уже заняты. Поэтому порядок такой: сначала вы выясняете, из чего вечер состоит, потом показываете руководителю структуру расходов, получаете «да» или «урежьте», и только затем звоните в ресторан и закрепляете дату.

Это не затягивает процесс: смета на основе ответов менеджера собирается за один-два дня. Сколько стоит гость, площадка не публикует: на сайте цен нет, как и депозита, поэтому все суммы уточняйте по телефону и просите подтверждать письменно.

Из чего складывается смета корпоратива

Вместо одной итоговой суммы заведите таблицу с шестью статьями. Заполняйте её цифрами из ответов менеджера, а в колонке «решает» ставьте, кто в компании принимает решение.

Если не хватает ясности по составу блюд, посмотрите страницу банкетного меню: там понятно, какие кухни доступны и как строится подача.

Как согласовать бюджет с руководством

• Покажите вилку, а не точку: два варианта, например зал побольше с полной программой и домик или зал поменьше для отдельных команд.
• Объясните, что входит в базу, а что опционально: музыка и ведущий могут быть вариантом, а не обязательным пунктом.
• Напомните про правило ресторана: свой алкоголь принести нельзя. Руководитель не должен узнать об этом в день банкета.
• Закройте вопрос о человеке: сколько сотрудников идёт без пар и приглашаются ли семьи. От этого зависит число гостей, а значит и все статьи.

Когда вы получили согласованную вилку, бронь делается без оглядки. Если дата популярна, не откладывайте звонок: предновогодние вечера обычно уходят первыми. Подробнее о форматах — в разделе корпоративные мероприятия.

Где можно сэкономить, не портя вечер

Экономия не в том, чтобы убрать горячее. Лучше работать с форматом.

Менять день и время

Будний вечер или начало вечера иногда обсуждается менеджером иначе, чем самая востребованная пятница. Спросите про разные даты, ресторан открыт ежедневно с 10:00 до 24:00.

Выбирать зал по числу людей

Если собирается шестьдесят человек, нет смысла держать зал на сто. Английский и Зеркальный залы вмещают до 80 гостей, Каминный до 100. Для команды из десятка человек есть маленький домик, для тридцати большой.

Не дублировать то, что делает ресторан

Ресторан организует музыку и шоу-программу, оформляет зал и ведёт банкет менеджер. Прежде чем нанимать отдельных подрядчиков, спросите, что из этого входит в выбранный формат.

Ошибки, из-за которых смета разваливается

• Считать только еду. Гости видят вечер целиком: сервировку, музыку, встречу у входа. Если эти строки не заложены, к ним придётся возвращаться уже после согласования.
• Не оставить запас. Часть коллег приведёт близких, кто-то передумает идти. Заложите в смету право на изменение числа гостей и спросите, до какого дня его можно менять.
• Узнать про правила в последний момент. Нельзя принести торт, шампанское или фрукты от компании, и это решается только вместе с рестораном. Если нужен десерт к итогам года, уточняйте вариант у менеджера заранее.
• Скрыть бюджет от ресторана. Менеджеру проще подобрать формат под реальную сумму, чем сокращать готовое предложение.

Если сомневаетесь, как сформулировать письмо в ресторан и что просить в нём подтвердить, откройте описание организации мероприятий.

Что взять на встречу с менеджером на Новорижском шоссе

Комплекс находится на Новой Риге, поэтому тем, кто собирается на Новорижском шоссе или рядом с ним, проще приехать на смотрины лично. Возьмите таблицу статей, ориентир по числу гостей и две даты. Попросите менеджера проговорить цифры по каждой строке и записывайте ответы прямо в таблицу. Если выехать нельзя, сделайте то же по телефону и попросите подтвердить итоги в письме.