Корпоративы

Корпоратив в загородном ресторане без хаоса: заявка и роли для юго-запада Москвы

Корпоратив в загородном ресторане без хаоса начинается с хорошей заявки и понятного распределения ролей. Для компании с юго-запада Москвы это один документ на страницу и три ответственных.

Забронировать зал

Кто в компании за что отвечает

Корпоративы чаще всего срываются не по вине площадки, а из-за размытой ответственности: HR думает, что договаривается ассистент, ассистент ждёт решения директора, директор считает, что всё идёт само. В итоге менеджер ресторана получает три разных письма от трёх людей.

Три человека — не бюрократия, а страховка: у ресторана один собеседник, у сотрудников один источник информации, у руководства одна точка принятия решений.

Что написать в заявке менеджеру

Хорошая заявка умещается в пол-экрана. Вот набор, который избавит от половины уточняющих звонков.

• Желаемая дата и запасная дата — если основная занята.
• Предполагаемое число гостей и вилка: «около 60, возможно до 70».
• Формат: ужин за столами, вечер с танцами, деловая часть плюс банкет.
• Нужна ли программа: ведущий, музыка, награждения; помощь с выбором ведущего входит в сервис банкетной службы.
• Диеты и ограничения: вегетарианцы, аллергии, безалкогольные гости.
• Откуда приедут сотрудники: в вашем случае с юго-запада Москвы; это поможет менеджеру прикинуть время начала.
• Бюджет в общем виде. Конкретные цифры и условия менеджер называет по телефону — на сайте их нет.

Заявку можно оставить через форму расчёта банкета на сайте или позвонить: менеджер поможет подобрать зал из банкетных залов и уточнит, какие блюда стоит заложить.

Дорога в заявке: одна строка, которая экономит неделю

Из юго-запада Москвы до «Новорижской заставы» около 39 км, без пробок примерно 38 мин (по данным маршрутизатора). Если корпоратив в будний вечер, добавьте запас на пробки, а в заявке сразу укажите планируемое время сбора. Тогда менеджер подстроит подачу холодных закусок под приход гостей.

В заявку полезно вписать и то, как люди будут возвращаться: на собственных машинах, на такси или организованно. Трансфер от ресторана на сайте не заявлен, поэтому автобус, если он нужен, организует компания, а менеджер подскажет, как ему подъехать к зданию.

План подготовки по неделям

Точные сроки брони зависят от даты и загруженности, их называет менеджер. Но внутренний план компании можно построить заранее, отталкиваясь от даты вечера.

За 4–6 недель

Определите формат, примерное число гостей и ответственных. Позвоните менеджеру, узнайте свободные даты и прикиньте, какой зал вам подходит: Английский и Зеркальный до 80 гостей, Каминный до 100.

За 2–3 недели

Отправьте письменную заявку, согласуйте меню и программу. Попросите менеджера закрепить договорённости письменно и сверьте их с бюджетом, который одобрил руководитель.

За неделю

Закрывайте список гостей, диеты и логистику. Рассылайте приглашение с адресом: КП Ёлочка, Счастливая улица, 90, Красногорск.

За 1–2 дня

Подтвердите итоговое число гостей и время сбора, отправьте коллегам напоминание, а менеджеру — финальный список. Проверьте, кто встречает людей у входа.

Три ошибки, из-за которых заявка не работает

• Нет запасной даты. Лучший вечер может оказаться занят, а без запасной вы потеряете время на новый круг переписки.
• Число гостей «примерно». Лучше назвать вилку и дату, когда число станет точным, чем отказаться называть цифру вовсе.
• Несколько каналов связи. Одно письмо от HR, звонок от ассистента и сообщение от руководителя — путаница гарантирована.

Остальные вопросы подготовки разобраны в разделе про корпоративы, а правила и условия бронирования собраны на странице частых вопросов.