Советы

Какие вопросы задать менеджеру банкетного зала, если гости едут из Внукова

Меню и смету обычно обсуждают подробно, а про тайминг, подрядчиков и детей вспоминают в последнюю неделю. Здесь собрано, какие вопросы задать менеджеру банкетного зала именно об этом, — с поправкой на то, что гостям ехать из Внукова за город.

Забронировать зал

Формат праздника: с чего начинается тайминг

Прежде чем расписывать вечер по минутам, выясните рамки. От них зависит всё остальное.

• Во сколько можно занять зал и во сколько его нужно освободить? Ресторан открыт до полуночи, но рамки конкретной брони назовёт менеджер.
• Когда в зал смогут зайти декораторы, флористы, фотограф, чтобы подготовиться до прихода гостей?
• Если праздник летом: можно ли совместить шатёр или веранду с залом — например, встретить гостей на воздухе, а ужинать внутри?
• Можно ли разделить праздник на две части — днём для семей с детьми, вечером для взрослых — и как это скажется на тайминге?
• Кто со стороны ресторана следит за таймингом в день праздника? Контроль тайминга входит в список услуг банкетной службы.

Вопросы менеджеру о тайминге вечера

Пройдите с менеджером по вашему сценарию и задайте вопрос к каждому ключевому моменту.

Отдельно спросите, сколько длится подача горячего на ваше число гостей: от этого зависит, когда ведущему объявлять паузу. Готовый тайминг попросите прислать документом: так он будет одинаковым у вас, ведущего и ресторана. Подробнее о планировании — в разделе о подготовке мероприятия.

Подрядчики: кого предлагает ресторан и как работать со своими

У банкетной службы «Новорижской заставы» есть постоянные партнёры по съёмке — фотографы и видеоагентства; она же берёт на себя музыку и шоу, а с ведущим помогает определиться и обсудить его программу. Уточните:

1. Можно ли посмотреть работы партнёров и связаться с ними до брони?
2. Если ведущий или диджей ваш — когда ему приехать, где поставить аппаратуру, с кем согласовать громкость?
3. Какое оборудование есть в зале? Проектора, экрана, звука и сцены в описании залов нет — перечень того, что подрядчик везёт сам, лучше составить заранее.
4. Где подрядчики смогут перекусить и оставить вещи во время долгого вечера?
5. Кому из ресторана подрядчик звонит в день праздника, если что-то пошло не так?

Как выбрать музыкальное сопровождение, рассказано в разделе диджей на праздник.

Дети на празднике: что уточнить заранее

Для детей на территории предусмотрено три занятия: комната с аниматором под крышей, уличная площадка и контактный зоопарк. Это сильный аргумент для семейного праздника, но деталей на сайте нет — их нужно выяснить.

• В какие часы работает детская комната и аниматор? Нужно ли это бронировать отдельно и платно ли?
• С какого возраста детей принимают без родителей?
• Когда открыт контактный зоопарк и можно ли привести туда детей посреди праздника?
• Есть ли блюда для детей или детское меню? Если нет, что из основного меню подойдёт.
• Где посадить детей за столом, чтобы им было удобно выходить, а взрослым — не тесно?

Отдельный вопрос — присмотр. Кто приводит детей из детской комнаты обратно в зал, можно ли им одним выходить на площадку, видно ли её из окон? Назначьте одного взрослого «дежурным» на час и меняйтесь по очереди: так никто из родителей не просидит весь праздник у двери.

Если праздник целиком детский, смотрите раздел детские праздники.

Гости из Внукова: время сбора и дорога

Из Внукова до «Новорижской заставы» около 41 км, без пробок примерно 36 минут (по данным маршрутизатора). В пятницу вечером дорога может занять вдвое больше, и это первое, что ломает тайминг.

• Назначайте сбор за 30–40 минут до официального начала: тем, кто приедет вовремя, будет чем заняться.
• Спросите менеджера, как быть, если половина гостей опаздывает: ждать или начинать.
• Разошлите адрес для навигатора (Счастливая улица, 90 в КП Ёлочка) и предупредите, что парковка бесплатная.
• Договоритесь о такси обратно во Внуково заранее, особенно для семей с детьми.

Финал праздника: вопросы, о которых вспоминают последними

Конец вечера планируют реже всего, а именно он оставляет последнее впечатление. Пока бронь ещё не подтверждена, задайте менеджеру несколько коротких вопросов о разъезде.

• За сколько минут до закрытия официанты начинают убирать со столов и можно ли попросить их не торопиться с этим при гостях?
• Куда сложить подарки и цветы, чтобы их не забыли, и кто поможет донести всё до машины?
• Когда подрядчикам нужно закончить работу и освободить зал?
• Можно ли вызвать такси ко входу и где гостям удобнее его ждать, особенно семьям с уставшими детьми?